2007年10月3日 星期三

2007年10月2日 星期二

報帳注意事項

質能傳遞實驗室 會計作業注意事項

本校之發票抬頭為『國立台灣大學』、『台灣大學』、『台大』,統編為『03734301』。
台大一般以二聯式發票為主要報帳憑據,其中二聯式發票可僅列抬頭,三聯式則需要統編。
報帳時,單價與數量目需要著明清楚,涉及購買東西為耗材或財產。說明如下:

一般超過6,000元不會列入耗材,ex.在台大報帳寫成570元×12支=6840元
此時台大以570元(單價)為基準所以仍是列在耗材部分。
同理,影印寫成0.8元×數量,即不需附上樣張


壹、
網址鍵入info.ntu.edu.tw進入台大報帳頁面->教職員(more)->臨時薪資報帳系統or 計劃帳務查詢->報帳系統(校總區)

貳、實驗室收取報帳發票時,發票上需有購買人的印章圖樣

參、四大申請費用
超過10,000需付估(報)價單 1.雜支
2.材料費
3.計資酬金
4.國內旅費
委託勞務費
肆、
某某電子零件、材料;電腦週邊、耗材皆須寫明購買品項名稱

伍、
出差費可以之後申請,學校希望出差前申請是為確保老師行程動向與安全,基本上都是出差前申請好,但是之後申請也是可以的
國內外出差費用
膳雜費
教授 550(500助理教授問林小姐)元
專任助理 500元
學生 450元
住宿費
教授 1600(500助理教授問林小姐)元
專任助理 1400元
學生 1200元
※住宿費需付單據若無單據則只能收到一半的金額800元/700元
國內外出差交通費搭乘飛機和高鐵需費上單據,台鐵無須附上單據(皆申請自強號費用即可)
國內外出差費用:學生使用表格申請;老師須自行上網線上填單申請,填閉列印文件於申請人欄簽名交由報帳學生於線上登入完成並黏貼支出憑證粘存單上。

陸、
加工費用(以臨時工資來報費)請廠商提供員工資料以臨時工資報帳給廠商員
工,再請老闆自己跟員工收錢。盡量避免可以用更改發票名稱來報帳。

柒、中央採購物品決定需求後計項次(ex.16一般型電腦Core 2 Dual1.86GHz(1066MHz FSB))與品號(ex.(135)Asus-As-D762、(133)HP-DX7300MT、、、)。
捌、台大依發票品名決定財產如某某器、某某計、某某儀雖金額低於6000元,仍會屬財產,技巧寫上某某控制模組即可列於耗材。
玖、10萬以上須公開招標相關辦法網址www.ntu.edu.tw點選購運組。
壹拾、 臨時薪資報帳系統進行臨時薪資報帳,單人薪資費不超過33,000元/每月,若超過需加上6%稅金。
壹拾壹、 大賣場發票無需附上出貨單,若無邊是產品名稱須自行填寫上。
壹拾貳、 中央採購Dell出貨較慢(需2星期工作天),非必要可以選擇其它商家。
壹拾參、 事務機是中央採購商品列於共同契約事務設備 與傳真機屬同項設備。
壹拾肆、 10萬元以下的採購,需附上送貨單、發票、和型錄方可至學校保管主黏貼財產
標籤單;超過10萬元的設備申辦黏貼財產標籤需較複雜手續,待詢問。
壹拾伍、 ※無經中央採購購買的設備,請務必自行與廠商達成共識,將設備先行運至學
校保管主黏貼財產標籤,再送貨至實驗室。

實驗室規範

為了有好的研究品質及學習環境,希望同學們認真研究仍能注意整體環境,公用設備及場所的整潔及維護需實驗室成員大家共同努力,莫因一己之便造成大家的不便,在此列出一些使用守則,希望實驗室所有使用人員能共同遵守並維護我們共有的資源。
一、 實驗室規範
(1) 研究上知識交流互相幫助;生活上互相關照包涵。進行良性互利之競爭,坦誠交流,遇有問題及時化解,指正實驗錯誤時,請虛心接受並改進。
(2) 所有實驗必須紀錄於實驗紀錄簿,內容包含日期、目的、發現、實驗簡易步驟、觀察結果、儀器測量結果或結果影印浮貼、結論。
(3) 儀器設備不論因正常使用、人為疏忽、蓄意等理由,發生問題時,必須通知老師,儘快修復,並找出原因,由錯誤中得到經驗。
(4) 使用公共儀器室設備,請保持禮讓態度,使用後清潔維護原樣。如果有不正常運作情形,儘快通知老師及該儀器有關人員。
(5) 遵守實驗室安全條例及各儀器之操作規程,如不小心受傷,先以實驗室急救藥箱作初步包紮處理,如需進一步就醫急救傷患,也請儘快通報老師。
(6) 實驗室所屬之手冊、參考資料及書籍、軟體、商家資訊等置於公共書桌櫃裡,用畢請歸還原位。
(7) 對於其他的研究室希望使用本實驗室儀器設備,在不影響各人員研究進度下,儘量予以協助,但所有使用人員必須遵守安全等相關規定,保管人員有權要求使用人員清理儀器附近實驗殘餘。
(8) 老師所交代的工作,不得轉由他人代勞。工作作完時請向老師回報,若無法在時限內完成,也請向老師報告工作進度。
(9) 維護愛惜實驗室公共及私人區域的設備,期盼各設備(包含桌椅)在正常使用情況下老舊磨損報銷,而不是人為疏失、毀壞下更新。
(10) 針頭、刀片等尖銳物品必須置於特定容器。
(11) 使用儀器,注意告示或新規定。第一次使用儀器,可以查閱手冊或詢問熟悉該儀器人員,了解正常使用程序。
(12)操作加工機具,必須配戴防護眼鏡。
(13) 實驗室共同區域由同學定時共同清理。
(14) 務必保持室內及個人座位清潔,私人物品請勿隨地放置公用空間。
(15) 不得在實驗室內抽煙。
(16) 進出冷氣使用中之實驗室請隨手關門。
(17) 不得擅自在公用電腦上裝設軟、硬體。公用個人電腦用畢,請關閉執行之應用程式,並自行備份保管個人資料。
(18) 實驗室將排定每日值日生,值日生依規定需掃地、將實驗桌檯面、水槽、洗手台污漬清理乾淨、倒垃圾、置物櫥櫃上鎖。
(19) 最後一個離開實驗室的人,請關閉冷氣、電燈。請隨時保持垃圾桶、印表機、書櫃本身及周邊清潔檢查所有儀器電源是否關掉,方可離去。


二、 實驗室公用物品一覽表
實驗室公用物品

工具類
游標尺、鑷子、撥線拑、鑽頭、挫刀、工具箱(鐵鎚、鈑手、皮尺、線鋸、螺絲起子、 螺絲、拑子…等基本工具)

用具類
掌上型溫度計、RTD、熱偶線(T、K type)、散熱膏、三用電錶、溫度計、電源供應器

文具類 (2,000元 ±500元)
膠水、剪刀、膠帶、訂書機(針)、筆、尺、美工刀、CD&DVD空白燒錄片、墨水、迴紋針、長尾夾、影印紙、碳粉夾

日常生活用品類
熱水機、冰箱、急救藥箱

備註
*碳粉夾:EPL-6200 3,200元(約1年)
***使用完畢請迅速歸還原處,以免影響其他同學使用

一、 研究生進入離開實驗室程序

碩一新生:
1. 領取實驗室鑰匙,並妥善保管,於畢業離校時須繳回。
2. 實驗室研究成員都應有研究記錄簿,用以記錄研究相關事宜。
3. 進入實驗室之後,即將學習的軟體:Solid Works、Matlab、Sigma Plot、Microsoft Office Visio、Endnote。
4. 技能訓練:資料庫查詢資料、公用儀器基本操作、承傳學長姐的經驗

碩二畢業生:
1. 繳回實驗室鑰匙。
2. 確定研究實驗紀錄簿記錄完整,並於離開實驗室前繳回。
3. 於離開實驗室前繳交畢業光碟(含投稿文章、畢業論文及研究相關電子檔)和畢業論文(紙本)一份。